今年OPEN MIC的決選是在8月7日星期天下午,地點在華山園區。講者們被通知中午左右到場,但其實我上午就到了。提早到雖然沒有要幹嘛,但對我來講,「沒有要幹嘛」這段時間非常重要,它代表在這段時間什麼事都可以不慌不忙的慢慢來。上台講話除了事前準備需要很充份之外,當天的情緒也會影響表現。不過不要以為我是真的沒有要幹嘛,如果你也苛求你的簡報,那下面這些檢查就讓你忙不完了。

決選本身可以看成是一個比賽,所以不太能在事前在台上完整練習一遍。主辦單位事前也有講,當天提早到的可以上台感受一下,也可以把投影片在現場的設備測試一遍。我覺得測試投影片這一點非常重要,相信大家在準備和練習的時候都是用自己熟悉的電腦,但當天要用主辦單位的設備,其實有很多狀況就會發生。有很多問題如果沒有用現場的電腦測試過是不會發現的。我舉幾個可能發生的錯誤:

1.投影機比例
現在的筆電都是寬螢幕16:9,但有很多地方的投影機是4:3。以這次經驗來講,OPEN MIC在華山園區,投影機是傳統的4:3、TEDxTaipei年會在松煙,投影機是高解析度的16:9,如果你也對投影片很苛求,比例不同絶對會影響你的表現。你問我原本是4:3的投影片,到了16:9怎麼辦? 套一句憲福系列課程中常常出現的話,「請重做」就可以了。

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2.字型跑掉
做投影片常常會用到許多字型,但是把檔案複製到主辦單位電腦時,主辦單位的電腦未必有這個字型。轉PDF一定不是好方法,page up、page donw在換頁時,PDF有時候會跳半頁。PowerPoint的字型內嵌模式可以解決,但早到早檢查還是必要的。

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3.對齊跑掉
這個會發生在從Microsoft Office轉Mac時,因為有時排版字型大小在不同的電腦會有一點點的差異,或是行距有些許的不同時都會發生。這個問題為什麼我要特別提醒,因為它「不會每一頁都發生,所以很容易被忽略」。字型或行距差一點點其實在大部份的情況都不會太嚴重,但如果在編排時,需要把文字方塊、底圖、換行都考慮進去的話,這些微小的差異就會造成重大的影響。

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4.動畫跑掉
我用的是PowerPoint,不同的PowerPoint版本提供了不同的動畫。但主辦單位的電腦未必提供這樣的動畫。這些動畫不止包括了投影片中物件移動或出現的動畫,如果你也一樣對自己的投影片很苛求,投影片切換動畫,也會與講者的節奏有所連結。我舉一個例子,9月10日TEDxTaipei彩排時,我就發現我講到福衛二號退役時的那一頁動畫就跑掉了。我原本是用動畫/分割/水平的效果,想要表現「眼睛閉起來」的感覺,到了現場電腦因為沒有這個動畫,所以自動變成了擦去/自下的效果。雖然單從特效來說這兩個動畫很像,但這絕對會對原本想要表達的意境打折扣。發現後,我臨時在現場電腦找了一個最接近我要的意境特效。

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5.影片跑掉
這相信很多人都碰過這個問題,這問題還可以再細分

5-1.YouTube問題
有些人喜歡在演講時播YouTube上的影片。現場連YouTube是一件非常危險的事。你一定看過很多講者才到了開講還在問「這裡WiFi怎麼連?」,就算你有信心可以用手機分享網路,等到了現場你就會發現演講廳剛好沒訊號。YouTube影片可以從keepvid.com先下載,先抓下來才是王道。至於抓下來的影片要不要內嵌在投影片裡面,還是用播放軟體來播? 其實各有好處,內嵌比較好操作,但莫名不能播的機會較大(我也不知道為什麼);使用獨立播放軟體較可靠,但要考慮你能不能操作它(見5-3)。

5-2.音訊問題
你一定碰過講者在播影片時,是把麥克風嘟在筆電的喇叭口播聲音,這樣做不止感覺有點low,同時講者也不能在影片播放時同時說明。未必所有演講廳都有音源線,現場就算有音響設備可以用,負責接待講者的人員通常不是器材負責人,他很可能也不會使用。如果你對你的演講也很苛求,這一點一定一定要跟你的聯絡人強調,因為聯絡人通常只會幫你「確定現場有音響、但沒確定接待人員會使用」

5-3. 操作問題
講者未必可以用自己的筆電,尤其是跟很多人一起做演講時,主辦單位都會希望是用現場統一的設備,這樣可以避免大家筆電換來換去浪費時間,偶爾會有場地有投影機切換設備,但畢竟少見。就算用自己的筆電,但你也未必能站在自己筆電的旁邊,你知道Alt-Enter可以快速切換視窗但你就是碰不到你的鍵盤。TEDxTaipei的遙控器只有三個按鈕,沒有滑鼠的情況下你要確定你的影片如何可以順利播放。現場人員未必會熟悉你的節奏,如果你也苛求你的投影片,任何的不順都會讓你的演講扣分。我看到的TEDxTaipei與大愛電視台人文講堂對講者的後勤支援都非常可靠,而且現場設備與人員都是電視台等級,這種情況,把所有素材都交給主辦單位是可以放心的。如果現場支援不多,建議還是以講者能掌握的部份為主,實在沒信心可以順利播出的影片,乾脆就拿掉算了。

5-4.播放問題
影片的格式、畫素常常都和投影片不同,而投影機的解析度也有可能影響影片的播放,我猜你也看過「明明講者的筆電播得出來、投影幕上卻是黑黑的一塊」這種問題。這問題不要問我,可能發生的原因實在太多太多了。

6.莫名的跑不順
為了投影片精美,大家都會用高畫質的圖片做編排。到了現場,有可能會因此出現一個問題,就是「跑不順」。我有一張圖是福衛二號在四個重大災難所拍的照片,這四張圖都是高畫質圖檔。打開PPT的第一次播放時,電腦有時候播到這張投影片時,這張投影片的出現會慢2秒。把PPT在電腦上播過一遍可以解決這個問題。你會說,這2秒重要嗎?我告訴你,超級重要…

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或許你對演講過程多2秒沒有那麼計較,但那2秒很可能讓你以為你沒按到,所以你會多按一下,造成後面的投影片一次跳兩頁。這些失誤,如果你跟我一樣苛求,你就會覺得很嚴重。我順便告訴大家,OPEN MIC的決選限時6分鐘,我的位子可以看到計時器,我看到至少有4位講者講到最後一句話的時候時間剛剛好倒數停在00:00,一半以上的人誤差在5秒內。你說,投影片慢出來2秒重不重要?

上面說的這些窘境只是「常見的」,還有很多是還沒發現的。如何解決?除了早點到現場預演別無他法。下午OPEN MIC決選還沒開始,我就已經忙成一團了。事前準備,與大家分享。

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